Едва ли някой би оспорил факта, че най-добрият начин за справяне с конфликтите на работното място е да се подсигурите против тяхното възникване. Ето някои предпазни мерки, които можете да предприемете, за да не ви се налага редовно да прилагате техниките от предишната статия.

 

1. Внимателно подбирайте членовете на екипа

 

Ако вие сте в позиция да избирате с кои хора да работите, имате възможност да избягвате по-голямата част от възможните неразбирателства. Когато възникне нужда от наемане на нов член на екипа, първо направете анализ на всеки от настоящите си колеги. Някои важни въпроси в това отношение са:

 

Какви са неговите положителни и отрицателни страни?

Какво знаете за неговата личност?

Дали работи по-добре сам или в група?

Умее ли да комуникира с останалите?

Каква е йерархията в екипа?

В какво се изразяват миналите и настоящите конфликти между членовете?

 

Въз основа на тази информация помислете какъв човек би се сработил най-ефективно с настоящия ви екип. Започнете още преди етапа на провеждане на интервютата за работа. Към документите за кандидатстване добавете формуляр или списък с въпроси, които да ви дават информация за личността на кандидатите. По този начин ще можете да пресеете хората не само по опит и квалификация, а и по вероятност да се разбират с по-трудните ви колеги. По време на самото интервю мислете как кандидатът би се вписал в екипа. Задавайте отворени въпроси, за да насърчавате кандидатите да говорят, и наблюдавайте думите и поведението им внимателно.

 

2. Комуникирайте добре

 

Добрата комуникация помага да се избегне голяма част от възможните конфликти. Вече развихме темата в предишната статия затова сега само ще се спрем набързо на основните моменти.

Най-ефикасният вид комуникация е устната - лице в лице. По възможност е добре да пращате писма и и-мейли като допълнително, а не единствено средство за предаване на съобщение. При директното общуване казвайте всичко, което искате да се знае от събеседника ви, защото няма как да сте сто процента сигурни, че нещата се подразбират. Оставяйте възможност за обратна връзка по всички канали за комуникация и имайте предвид различната скорост на асимилиране на информацията у различните хора. Опитвайте се винаги да общувате без посредничеството на трето лице и, ако трябва да информирате няколко души за едно и също нещо, ги съберете заедно, за да чуят и обсъдят.

Не забравяйте да отправяте искрени комплименти и конструктивна критика.

 

3. Бъдете убедителни

 

Старият метод на моркова и тоягата има ограничено приложение, когато става дума за сериозен екип. За да сте сигурни, че ще работите с възможно най-малко конфликти, трябва да сте заобиколени от вътрешно мотивирани хора. Позволявайте на членовете на екипа да покажат какво могат да правят най-добре – така им показвате, че зачитате техния талант и умения. Осигурявайте добри работни условия на персонала, за да може да прави това, на което е способен. Не прекалявайте с надзора. Плащайте еднаква заплата на служителите с една и съща работа, за да избегнете чувства на дискриминация, непълноценност или ненавист. Помагайте на отрицателно настроените личности навреме, защото нагласата им бързо се разпространява сред екипа.

 

4. Подхождайте по различен начин към личностите, причиняващи конфликти

 

Някои от най-често срещаните типажи, предизвикващи конфликт, са описани в предишните статии.  Всеки от тях изисква да приложите специфичен подход, за да неутрализирате влиянието им върху екипа.

 

5. Развивайте ръководителските си умения

 

Ефективният ръководител е всестранно развит. Освен че умее да комуникира добре, той знае как и кога да възлага на подчинените си задачи, да ги мотивира и да се заема с проблемите своевременно. Вашият екип трябва да вижда, че допринасяте за общата работа и сте лоялни. Така членовете му ще се стараят повече и ще са по-загрижени за груповите цели.

 

6. Поддържайте дисциплина

 

Повечето ръководители не харесват темата за дисциплината, но тя неоспоримо играе съществена роля в работата. Ако никакви по-меки методи не дадат резултат, ще се наложи да извикате проблемните служители насаме. Преди да предприемете тази стъпка, проверете всички налични факти. Дайте на служителя пълно обяснение за причината да го извикате и какво целите с това. Позволете му да се аргументира чрез отворени въпроси и ако той е убеден в правотата си, обсъдете дали правилата на фирмата са адекватни в случая и ако да – дали той ги разбира и помни. Ако се налага да се отнасяте по-меко с конкретния служител поради някакви причини, бъдете дискретни, за да не се появи недоволство отстрана на останалите колеги. Не забравяйте да запишете важните моменти от разговора за бъдеща справка.

 

Добрата комуникация, сплотеният екип и уменията на ръководителя да насърчава служителите и поддържа дисциплината в офиса са в основата на успешното избягване на бъдещи конфликти.

 

Автор: Яна Васева

Магистър по социална психология