В основата на много от конфликтите на работното място стои неспособността за правилна  комуникация. Добрите мениджъри могат да забележат признаците на назряващ конфликт и да предотвратят задълбочаването на проблемите, като наложат добри принципи на общуване в офиса и своевременно предприемат мерки за разрешаване на споровете, които възникват.

Ето някои полезни съвети за по-добра комуникация и предотвратяване на конфликтни ситуации на работното място.

• Ако се налага използването на писмена комуникация, тя не трябва да е единствения канал за общуване. Хората много често преглеждат текста набързо, за ключови думи, или го оставят някъде, за да четат на спокойно друг път. Дори и у вашите колеги да няма такива навици, в общуването на живо можете да предадете много повече информация и да задавате много повече разясняващи въпроси.

• Когато ви се налага да предавате съобщение, оставяйте на слушателя си възможност да реагира и да даде обратна връзка. Това ще му позволи да задава въпроси, ако е недоразбрал, а ако всичко му е ясно, да перифразира казаното. По този начин и на двама ви ще е ясно какво се очаква от вас, какво очаквате вие и какво мислите по въпроса.

• Перифразирането е добър признак за това дали слушателят ви е разбрал какво му говорите. Буквалното повтаряне на думите ви може да е механично, тоест човекът отсреща да не е схванал нищо или дори изобщо да не ви е слушал.

• По възможност не комуникирайте чрез посредници. Смисълът на съобщението постепенно се губи по веригата - точно както в игра на развален телефон.

• Ако във вашата фирма е задължително спазването на йерархията и информацията се предава по етажите, искайте писмено потвърждение, че събеседниците са разбрали каквото е необходимо.

• Най-добрият начин за предаване на едно и също съобщение на много хора е да ги съберете заедно. По този начин сте сигурни, че на всички е казано едно и също, че те ще могат да дадат обратна връзка, и че ще обсъдят заедно възможните въпроси.

• Не игнорирайте досадите грешки на колегите само за да избегнете конфликт. Рано или късно нервите ви няма да издържат и ще се развикате, без провинилия се да е наясно защо. Ако реагирате още в началото със спокойна конструктивна забележка, въпросът ще приключи веднага и най-вероятно няма да има обидени.

• Ако критикувате някого, не го правете в присъствието на други. Това ще го накара да се чувства унизен пред околните и ще го настрои против вас. Намерете начин да се усамотите.

• Критикувайте действията, а не характера на човека. Изказване от рода на „ ти си подъл“ му дават да разбере две неща: първо, че ви е неприятен, и второ, че го смятате за такъв по природа. Той ще стигне до заключението, че за вас няма значение какво прави и защо го е направил, а се заяждате. Ако вместо това направите коментар по отношение на извършеното действие, например „това не е етично“, показвате на провинилия се, че очаквате от него да коригира поведението си и смятате, че е достатъчно способен и отговорен да го направи.

• Когато отправяте критични забележки, никога не крещете и не действайте агресивно. Околните ще го приемат по-скоро като дразнител. Ще бъдете много по-ефективни, ако спокойно изложите всички факти. Така ще убедите останалите, че имате с какво да се аргументирате и не реагирате първосигнално.

• Ако ви се наложи да се справите с конфликт между двама други колеги или подчинени, ги съберете на едно място с вас, за да е ясно точно какво е казал всеки по въпроса. В доста от случаите самата възможност да се чуе позицията на другия може да разреши конфликта без да ви се налага да правите почти нищо.

Като последен съвет си спомнете популярния афоризъм „В спора се ражда истинската караница“. За да избегнете задълбочаването на ситуацията, не отговаряйте на чуждата агресия със собствена- така оставяте други да решават вашата реакция вместо вас. Винаги имате избор относно поведението си. Запазете самообладание и туширайте гнева на другия със спокойствие и факти.

Автор: Яна Васева

Магистър по социална психология