В последните години имейлът се наложи като една от най- често използваните форми на бизнес кореспонденция. Същевременно в изследване на Sendmail.inc (https://www.cpp.com/images1/mbti_sendmail_infographic.jpg ) 43 % от анкетираните считат имейлите за основната причина за объркване и негодуване на работното място, а 64% споделят, че са получили или изпратили имейл, неволно предизвикал гняв или възмущение.
Ето няколко правила на етикета при комуникация по имейл, които ще ви помогнат да предадете успешно съобщението си и да избегнете неволното влошаване на отношенията с кореспондентите.
- При комуникацията по имейл адресът е първото нещо, което получателят ще види. Затова за делови имейли задължително трябва да използвате служебния си адрес или такъв, съдържащ само вашите имена.
- Полето subject трябва да е максимално ясно относно целта на посланието и по възможност кратко- съобщение без заглавие или с объркващ етикет е доста вероятно да бъде изтрито.
- Когато отговаряте на имейл, не изтривайте оригиналното съобщение. Така получателят ще може да види пълния контекст на вашия отговор.
- Винаги отговаряйте на имейлите, освен ако изрично не е посочено да не го правите.
- Не забравяйте да форматирате текста с подравнени редове и отделени абзаци.
- Винаги препрочтайте текста за правописни, печатни, пунктуационни и граматически грешки, преди да го изпратите. Уверете се, че сте прикачили всички необходими файлове и че линковете към вашия уебсайт и професионален профил са актуални.
- Самото съдържание на имейла следва етикета при писане на делови писма. То трябва да започне с учтиво обръщение към адресата и да завърши с името на адресанта. Дори и да не е строго формален, тонът трябва да е професионален- внимавайте с възклицаията и шегите.
- Основната идея в текста трябва да е ясна и запомняща се. Стремете се да сте недвусмислени и избягвайте повторенията.
- За ефективна кореспонденция трябва да посочите следващите стъпки, които очаквате да предприеме получателя.
- Не препращайте никакви писмени документи без разрешението на изпращача.
За по-успешни писмени контакти имайте предвид и следните съвети:
- Преди да започнете да пишете съобщението, помислете какъв точно човек ще го прочете- така по-лесно ще изберете подходящ тон. С колкото повече информация за получателя разполагате, толкова по-добре.
- Предварително си отбележете главните моменти от вашето съобщение, преди да го съставите.
- Стремете се да бъдете кратки, ясни и изчерпателни. Получателят на вашето съобщение няма да може да отдели целия си ден за прочитането му.
- За по-голяма яснота разделете елементите на идеята на отделни абзаци (не повече от 5 - 6 реда всеки), които следват логическа последователност.
- Посланието ви ще бъде по-убедително, ако разполагате с конкретни факти, данни и мостри, с които да илюстрирате идеята си. Можете да ги прикачите към имейла, но внимавайте да не за прекалено обемни и да са с разширение, което лесно може да бъде отворено от компютъра на получателя.
Автор: Яна Васева
Организатор Реклама в Stony Creative