Етикетът е сред първите думи, които хората асоциират със споменаването на бизнес срещи и бизнес контакти. И тъй като едно от основните средства за общуване е речта, не можем да говорим за етикет без да споменем диалога.

Освен че създава по-добро впечатление у събеседниците, спазването на речевия етикет осигурява равноправие на партньорите в деловото общуване. Чрез него всяка страна показва своята готовност и способност за водене на ясен и разумен диалог независимо от повода и съдържанието на разговора.

Ето някои от основните правила при воденето на делови разговори:

Общи правила

• Не изпускайте обръщението в началото на разговора (госпожо, госпожице или господине, придружени от фамилното име). Научете имената на събеседниците и на всяка цена ги използвайте по време на диалога. Ако при разговор с жена не знаете семейното й положение, използвайте обръщението „госпожо“.
• Употребата на частици като „бе“ и „ма“ се възприема като проява на арогантност, а в някои случаи и като признак на лошо възпитание.
• Стремете се да избягвате паразитни думи и лексикални частици от рода на „нали“, „всъщност“, „ъ-хъ“, „така де“, „разбираш ли”.

При изслушване

• Опитайте се да се концентрирате върху думите на събеседника, но не се напрягайте, докато слушате. Важното е да изглеждате естествени.
• Показвайте интерес и не прекъсвайте говорещия. В подходящи моменти изказвайте своята реакция, за да е ясно, че следите мисълта му.
• Следете за важните факти и ключови думи, които ще ви помогнат да схванете идеята най-лесно.
• Не разчитайте само на паметта си. Веднага записвайте телефонните номера, имена и адреси.
• За по-успешно общуване винаги молете говорещия да обясни или повтори неясните или недочути неща- много по-лошо би било поради неудобство да сте пропуснали важна информация.

При предаване на съобщение

• Организирайте мислите си, преди да започнете да говорите.
• Представете идеята си в логическа последователност и с възможно най-прости изречения. Уверете се, че акцентирате върху централната тема. Не се впускате в разкази относно страничните детайли- за вас те имат ясна връзка с темата, но за слушателя може да са объркващи.
• Осъществете контакт и обратна връзка със слушателите. Все пак не изнасяте монолог.

Разговори по телефона

• Планирайте предварително основните моменти от разговора.
• Набирайте в удобно за другата страна време, особено ако провеждате международен разговор.
• Уверете се във верността на номерата, преди да наберете който и да е. Не забравяйте да се извините при допусната грешка.
• При свързване първо се представете и после кажете с кого желаете да разговаряте.
• При отговор на позвъняване кажете вашето име и името на фирмата, която представлявате.
• Ако през време на разговора се наложи да събирате данни, информирайте отсрещната страна колко време ще ви отнеме и попитайте дали не предпочита да се чуете по-късно.
• Опитвайте се да звучите бодро независимо как се чувствате в момента. Липсата на зрителен контакт позволява да се възприеме подходяща персона според нуждите на разговора - възползвайте се от тази възможност.
• Разговорите по мобилен телефон на обществени места трябва да са кратки, тихи и дискретни, а телефонът изобщо да се изключва по време на важна среща или престой в театър. Не разговаряйте по време на шофиране.

Съобразяването с изброените по-горе принципи ще демонстрира вашето чувство за такт и приличие и ще ви спести потенциални неловки ситуации и развалени отношения. Помнете, че околните може да не покажат директно впечатлението, което сте оставили у тях, но със сигурност ще го запомнят.

Автор: Яна Васева

Организатор Реклама в Stony Creative

Снимка: Business photograph designed by Pressfoto - Freepik.com